Ураган Катрина. Ураганът Рита. Ураганът Уилма. Само преди няколко месеца тези бури промениха живота на милиони хора. Дори и да не сте работили в райони, засегнати от тези бури, може би сте изпратили продукция до – или сте получили продукция от – фирми в региона на Персийския залив. Мислите, че не сте били засегнати от тези природни бедствия?
Сега умножете тази мисъл хиляди пъти и ще имате някаква представа защо е необходимо да имате готов план за бедствие, ако се сблъскате с подобна криза във вашия роден град.
Как можете да планирате криза или бедствие, когато те обикновено се случват неочаквано? Колко лесно е да предвидиш нещо, което не си преживял? Това са две причини собствениците и мениджърите да се чувстват парализирани, когато са изправени пред планиране на криза. За някои може да се стори чуждо дори да се опитват да си представят какво да направят или да напишат на хартия, така че е по-лесно да го отложат за друг ден.
Планиране при извънредни ситуации
Но нека го разгледаме по различен начин, евентуално на по-малки парчета, за да можете да прегърнете възможностите. Едно от първите неща, които трябва да направите, е да възложите тази работа на един човек – това може да сте вие или някой друг – и да създадете малък екип, който да подкрепи усилията. Един лидер ще направи този процес по-ефективен и ефективен.
И така, какво е първото нещо, което можете да направите, за да планирате криза? Направи списък. Един прост списък с „какво, ако“ е чудесно място да започнете. Помислете за закона на Мърфи: „Ако нещо може да се обърка, то ще се обърка“. Колкото и странно да звучи, запишете всичко, което може да се отнася за вашия бизнес – от екологични бедствия като земетресения, наводнения или урагани до изтегляне на продукт. Този списък трябва да обхваща всичко, което може да доведе до прекъсване на обичайния ви бизнес цикъл.
Мислите ли, че процесорите в Южна Флорида са планирали множество урагани през 2005 г.? Когато говоря с някои хора там долу сега, те дори не могат да запазят точно имената на ураганите или кои са довели до каква фаза на щети. Бих се обзаложил, че повечето компании в Южна Флорида вече имат план за ураганни бедствия, който включва неща като алтернативни източници на енергия, планове за отклоняване на продукти и списъци за комуникация (както за клиентите, така и за персонала на компанията) досега.
План за възстановяване на бизнеса
След като имате списъка с „какво, ако“, огледайте се, за да анализирате критичните услуги и функции на вашия бизнес – тези, които държат вратите отворени. Някои елементи, които идват на ум, са служители, паричен поток, оборудване, с което да работите, телефони и компютри и обслужване на клиенти. Това са критичните функции, които ще бъдат от решаващо значение, за да започнете да работите възможно най-скоро след бедствие.
След това вземете този нов списък и категоризирайте елементите в три или четири основни категории, които съдържат всичко сходно, като „Финанси“, „Комуникации“, „Операции“ и „Хора“. Сега можете да започнете да виждате как ще изглежда вашият план – за предпочитане преди да избухне криза без предупреждение. Можете да посочите един човек, който да отговаря за всяка основна категория и да помолите „екипа“ да отдели малко време за проучване и да напише план за справяне с тяхната категория по време на криза.
Първата фаза на плана се занимава с извънредното бедствие. Това е ръководство за потребителя как да запазите организация по време на непосредствена катастрофа. За да бъде полезен един план, той трябва да бъде създаден преди да настъпи прекъсване. Следващата фаза на плана, „възстановяване“, е предназначена да поддържа постъпването на финансиране, услугите и обслужването на клиентите, за да поддържа бизнеса напред след края на бедствието. Последната фаза на „непрекъснатостта на бизнеса“ трябва да бъде планирана, за да се върне пълен кръг до точката, в която компанията се представяше преди бедствието.
Организационен план
Няколко области, които се нуждаят от по-задълбочено планиране, включват съхранение на информация като служители, застраховки и финансови записи; компютърен хардуер, софтуер и данни; и карта на строителната площадка и спецификации на полезността. Организирайте тези важни данни, така че да има множество копия, като наборът се съхранява на алтернативно място, в случай че главният офис бъде унищожен.
Още по-широка фаза на планиране включва анализ на риска и анализ на въздействието върху бизнеса. Тези планове са специализирани и могат да подготвят вашата компания да избегне осакатяващи финансови загуби. Има много уеб сайтове, които разполагат със силни инструменти за планиране, които да помогнат във всички фази на този процес на планиране, но следните са добри сайтове, с които да започнете:
• Американският Червен кръст има добра информация за бизнеса на www.redcross.org.
• Институтът за бизнес и домашна безопасност предоставя инструменти за планиране на своя уебсайт на адрес www.ibhs.org/business_protection.
• Центровете за контрол и превенция на заболяванията имат изчерпателен списък с важни уеб сайтове на www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Федералното правителство има сайт за готовност на www.ready.gov.
Разделянето на задачата за планиране на малки части и организирането на екип, който да работи по плана, ще направи този процес по-удобен. Американският Червен кръст съобщава, че около 40 процента от малките предприятия не отварят отново след бедствие като наводнение, торнадо или земетресение. Не позволявайте на бизнеса ви да страда, защото не сте имали време да съставите план.
EGA е консултантска фирма, специализирана в подпомагане на производствената индустрия с подготовка на одит за безопасност на храните от трети страни, разработване на прясно нарязани продукти, пазарни проучвания, маркетингови стратегии и рекламни планове. За повече информация се обадете на (616) 784-2728 или посетете www.edithgarrett.com.